En muchas empresas, gran parte del tiempo se destina a tareas operativas que podrían automatizarse. Actividades como ingresar datos, procesar facturas o generar reportes consumen horas valiosas y reducen la productividad de los equipos.

La automatización robótica de procesos (RPA) elimina estas cargas operativas, liberando al talento humano para que se concentre en funciones estratégicas y de mayor valor. Con un software de automatización robótica de procesos (RPA) como Agility RPA, estas tareas se vuelven más rápidas, precisas y escalables.

7 tareas que puedes automatizar de inmediato con Agility RPA

1. Descarga, validación y envío de facturas

En procesos manuales, los colaboradores deben ingresar a portales web, descargar facturas, validarlas y luego enviarlas a clientes o áreas internas. Esto puede tomar horas todos los días.
Con Agility RPA: el robot se conecta automáticamente al portal, descarga los documentos, valida los datos con Excel o sistemas contables y los distribuye sin intervención humana.

Beneficios:

• Reducción de hasta el 90% en tiempos de gestión.
  
• Disminución de errores en la facturación.
  
• Agilidad en cierres contables y financieros.
  

2. Registro automático de datos en sistemas y formularios

La digitación manual es lenta y propensa a errores. Desde actualizar inventarios hasta llenar formularios de clientes, estas tareas suelen absorber muchas horas al mes.
Con Agility RPA: el robot replica las acciones humanas – pero más rápido y sin errores – al registrar automáticamente datos en sistemas ERP, CRM o aplicaciones internas.

Beneficios:

• Elimina duplicación de esfuerzos.
  
• Cero errores de digitación.
  
• Mayor confiabilidad en las bases de datos.
  

3. Generación y distribución de reportes en tiempo real

Preparar reportes consolidados de ventas, inventarios o desempeño suele requerir recopilar información de múltiples fuentes y validarla manualmente.
Con Agility RPA: el robot extrae datos de diferentes sistemas, los organiza en reportes predefinidos y los distribuye automáticamente por correo o dashboards.

Beneficios:

• Información disponible en minutos.
  
• Reportes estandarizados y consistentes.
  
• Decisiones más rápidas y basadas en datos.
  

4. Monitoreo y actualización de bases de datos

Actualizar registros de clientes, proveedores o productos de manera manual implica riesgo de inconsistencias y pérdida de información.
Con Agility RPA: los robots sincronizan datos automáticamente entre sistemas, asegurando que todos los registros estén actualizados y alineados.

Beneficios:

• Bases de datos confiables y unificadas.
  
• Reducción de duplicados y errores.
  
• Menor carga para el equipo de TI.
  

5. Gestión de correos electrónicos y notificaciones masivas

La revisión de bandejas de entrada, clasificación de correos y envío de notificaciones consume tiempo que podría dedicarse a tareas más estratégicas.
Con Agility RPA: los robots gestionan correos automáticamente, clasifican mensajes por categorías y envían notificaciones a usuarios internos o externos según reglas predefinidas.

Beneficios:

• Ahorro significativo en la atención de correspondencia.
  
• Comunicación más rápida y consistente.
  
• Mejora en la respuesta a clientes.
  

6. Procesamiento de solicitudes y tickets de atención al cliente

En áreas de soporte, la gestión manual de tickets puede generar retrasos, saturar agentes y afectar la experiencia del cliente.
Con Agility RPA: se automatiza la clasificación, asignación y resolución de solicitudes frecuentes, como desbloqueos de cuentas, reenvío de contraseñas o consultas básicas.

Beneficios:

• Reducción en tiempos de respuesta.
  
• Agentes enfocados en casos de mayor complejidad.
  
• Mejora en la satisfacción del cliente.
  

7. Sincronización de información entre diferentes plataformas

Cuando una empresa usa múltiples sistemas (ERP, CRM, plataformas web), la sincronización manual entre ellos resulta lenta e ineficiente.
Con Agility RPA: los robots integran y transfieren información entre plataformas sin necesidad de intervención humana, garantizando coherencia en los datos.

Beneficios:

• Flujo de información ágil y seguro.
  
• Eliminación de inconsistencias entre sistemas.
  
• Procesos interconectados y escalables.

Componentes de la plataforma Agility RPA

Agility RPA está diseñado como una solución integral de optimización de procesos con RPA, que permite diseñar, ejecutar y supervisar flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos avanzados en programación. Su propuesta se sustenta en tres pilares:

Agility Modeler

Es la herramienta que facilita el diseño y configuración de procesos. Su interfaz visual, basada en diagramas de flujo y módulos reutilizables, permite crear robots de forma intuitiva sin necesidad de código. Con esto, se acelera la implementación de soluciones y se democratiza la automatización.

Características principales:

• Diseño sin programación.
  
• Creación rápida de robots.
  
• Interfaz visual y modular.
  
• Flujo ágil de configuración.

Agility Manager

Es el centro de control de toda la plataforma. Desde aquí, las empresas gestionan, supervisan y optimizan la ejecución de los robots en tiempo real. Ofrece una visión centralizada que asegura seguridad, eficiencia y escalabilidad en todas las operaciones.

Características principales:

• Administración centralizada de robots.
  
• Monitoreo en tiempo real.
  
• Programación y control de ejecución.
  
• Escalabilidad y optimización de recursos.
  
• Notificaciones, alertas e informes avanzados.
  
• Integración sencilla con otras herramientas.
  

Agility Player

Es el motor de ejecución que lleva a cabo las automatizaciones definidas en el Modeler. Opera de manera autónoma, asegurando precisión y cumplimiento en cada tarea. Está diseñado para manejar grandes volúmenes de trabajo repetitivo con consistencia.

Características principales:

• Ejecución automática de procesos.
  
• Alta precisión y confiabilidad.
  
• Operación autónoma 24/7.
  
• Integración multicanal.
  
• Reducción de costos operativos.
  
• Seguridad y monitoreo en tiempo real.
  

¿Qué procesos se pueden automatizar con RPA?

Los procesos que mejor se adaptan a la automatización son aquellos que cumplen con estas características:

• Son repetitivos y de alto volumen.
  
• Siguen reglas claras y bien definidas.
  
• Requieren interacción con múltiples sistemas.
  
• Demandan tiempos rápidos de respuesta.
  
• Generan errores frecuentes en su ejecución manual.
  

Ejemplos concretos incluyen la facturación, conciliación bancaria, gestión de recursos humanos, control de inventarios, atención al cliente y soporte técnico.

Automatización por sectores: implementaciones prácticas

La flexibilidad de Agility RPA permite aplicarlo en múltiples industrias.

Sector salud

Los hospitales y centros médicos reducen errores en facturación, agilizan la programación de citas y automatizan procesos administrativos. Con reportes precisos y trazabilidad, se garantiza el cumplimiento normativo y se libera tiempo para la atención crítica.

Sector BPO

La automatización en servicios de tercerización optimiza la gestión de datos y reportes, reduce tiempos de respuesta en atención al cliente y permite implementar chatbots y asistentes virtuales que mejoran la experiencia del usuario.

Sector educación

Instituciones educativas automatizan inscripciones y matrículas, sincronizan datos con plataformas académicas y generan reportes de calificaciones en tiempo real. Además, permiten a docentes y administradores identificar patrones de desempeño con análisis automatizados.

Beneficios del RPA para las empresas

Adoptar Agility RPA ofrece beneficios directos:

• Reducción de costos operativos.
  
• Mayor productividad al liberar al personal de tareas manuales.
  
• Escalabilidad para responder a picos de demanda sin esfuerzo adicional.
  
• Mejor precisión y calidad en los procesos.
  
• Cumplimiento normativo con trazabilidad completa.
  
• Integración sencilla con sistemas ya existentes.
  

Comparación: Humano vs Agility RPA

La automatización robótica de procesos RPA con Agility no solo optimiza el tiempo y los costos, sino que transforma la manera en que las empresas operan, impulsando su competitividad en el mercado.