En un entorno empresarial cada vez más competitivo, la automatización robótica de procesos (RPA) se ha convertido en un aliado estratégico. Sin embargo, no todos los procesos tienen el mismo impacto al automatizarse. Elegir correctamente cuáles priorizar es clave para obtener resultados rápidos, sustentables y medibles.

Un buen punto de partida es identificar las tareas repetitivas, de alto volumen y basadas en reglas claras, ya que estas representan la mayor oportunidad de ahorro de tiempo y reducción de errores.

Selecciona los procesos a automatizar

La decisión de qué procesos automatizar con Agility RPA no debe tomarse a la ligera. Más allá de identificar tareas repetitivas, es necesario aplicar un enfoque estructurado que garantice resultados, ahorro tangible y un ROI medible. A continuación, te compartimos dos pasos clave para priorizar con éxito:

1. Prioriza con criterios claros de valor

Para que la optimización de procesos con RPA sea efectiva, considera los siguientes criterios al evaluar tus procesos:

• Mejora de la experiencia de los colaboradores: al liberar tiempo de tareas manuales, los equipos pueden enfocarse en labores de mayor valor.
  
• Racionalización de procesos críticos: asegura que los flujos centrales de la organización sean más eficientes y sostenibles.
  
• Incremento de la satisfacción del cliente: la automatización reduce tiempos de respuesta y eleva la calidad del servicio.
  
• Cumplimiento normativo garantizado: los robots siguen reglas predefinidas y generan trazabilidad.
  
• Ahorro de horas manuales: cada proceso automatizado libera horas de trabajo humano.
  
• Mejora de la calidad: menos errores y mayor confiabilidad en la información.
  

Tip de Agility: Usa estos criterios descargando nuestra matriz, puedes asignar puntajes y clasificar los procesos con base en su impacto y viabilidad. 

2. Evalúa antes de elegir

No todos los procesos son candidatos ideales para la automatización robótica de procesos RPA. Por eso, te recomendamos analizar estos aspectos antes de decidir:

• Costos asociados del proceso: El nivel de complejidad influye en los costos de construcción del robot (baja, media o alta complejidad). A mayor complejidad, mayor inversión en horas hombre. Este factor es clave para calcular el ROI esperado.
• Intensidad laboral y escala: Evalúa cuántos colaboradores realizan el proceso manualmente y cuántas veces se repite. Un proceso con alto volumen y repetitividad obtiene mayor puntaje en la priorización.
• Volumen y repetitividad: Define el número de transacciones y la frecuencia de ejecución. Entre más repetitivo y de alto volumen sea el proceso, más atractivo es para automatizar.
• Disponibilidad de entrada: ¿Los datos de entrada están digitalizados o siguen en papel? Si no están digitalizados, será necesario un paso adicional previo a la automatización.
• Definición del proceso: Un proceso bien documentado, con reglas claras y escenarios lógicos, es mucho más fácil de automatizar. Si no está definido, requiere más esfuerzo de diseño en Agility Modeler.
• Riesgo y alineación: Evalúa el riesgo operativo: si el proceso requiere demasiada intervención manual para no afectar la experiencia del cliente, puede no ser ideal como primera automatización.
• Relevancia estratégica: Pregúntate: ¿este proceso es estratégico y no debería externalizarse? Si la respuesta es sí, es un candidato fuerte para RPA.
• Probabilidad de actualización: Si el sistema que soporta el proceso está próximo a cambiar o actualizarse, conviene esperar antes de invertir en su automatización.
• Dependencias y restricciones: Considera factores externos que podrían limitar los beneficios de la automatización, como disponibilidad de personal o integraciones técnicas con otros sistemas.

Análisis sobre la complejidad según el tipo de proceso

La decisión de priorizar un proceso no depende solo de su frecuencia o volumen, sino también de la complejidad técnica y operativa.

• Procesos simples y repetitivos:
  
  • Reglas claras, pasos definidos, poco margen de error.
    
  • Ejemplo: envío de facturas automáticas.
    
  • Alta prioridad de automatización.
    
• Procesos medianamente complejos:
  
  • Requieren interacción con varias plataformas y validaciones intermedias.
    
  • Ejemplo: conciliación bancaria con múltiples cuentas.
    
  • Requiere análisis de viabilidad antes de automatizar.
    
• Procesos complejos y no estructurados:
  
  • Implican juicios humanos, interpretación de datos no estructurados o decisiones estratégicas.
    
  • Ejemplo: negociación con proveedores.
    
  • No son candidatos ideales para automatización en primera fase.
    

Este análisis ayuda a establecer un plan escalonado, comenzando con “quick wins” (procesos fáciles de automatizar y de alto impacto) y avanzando gradualmente hacia procesos más sofisticados.

¿Por qué es importante elegir bien los procesos a automatizar con RPA?

Priorizar correctamente los procesos a automatizar es fundamental porque:

• Maximiza el retorno de inversión (ROI): al enfocarse en tareas que generan mayor ahorro de tiempo y dinero.
  
• Reduce riesgos: evita automatizar procesos que pueden fallar por su complejidad o falta de reglas claras.
  
• Acelera la adopción organizacional: los resultados rápidos generan confianza y motivación en los equipos.
  
• Optimiza la estrategia de transformación digital: una buena selección asegura que la automatización sea sostenible y escalable.
  

En definitiva, la optimización de procesos con RPA no se trata sólo de implementar tecnología, sino de hacerlo con inteligencia, eligiendo los procesos adecuados para garantizar impacto real en la eficiencia y la productividad.

Con una correcta priorización, tu empresa podrá aprovechar al máximo la automatización robótica de procesos RPA y transformar su manera de operar, asegurando resultados medibles desde el inicio.