En muchas empresas, gran parte del tiempo se destina a tareas operativas que podrían automatizarse. Actividades como ingresar datos, procesar facturas o generar reportes consumen horas valiosas y reducen la productividad de los equipos.
La automatización robótica de procesos (RPA) elimina estas cargas operativas, liberando al talento humano para que se concentre en funciones estratégicas y de mayor valor. Con un software de automatización robótica de procesos (RPA) como Agility RPA, estas tareas se vuelven más rápidas, precisas y escalables.
7 tareas que puedes automatizar de inmediato con Agility RPA
1. Descarga, validación y envío de facturas
En procesos manuales, los colaboradores deben ingresar a portales web, descargar facturas, validarlas y luego enviarlas a clientes o áreas internas. Esto puede tomar horas todos los días.
Con Agility RPA: el robot se conecta automáticamente al portal, descarga los documentos, valida los datos con Excel o sistemas contables y los distribuye sin intervención humana.
Beneficios:
- Reducción de hasta el 90% en tiempos de gestión.
- Disminución de errores en la facturación.
- Agilidad en cierres contables y financieros.
2. Registro automático de datos en sistemas y formularios
La digitación manual es lenta y propensa a errores. Desde actualizar inventarios hasta llenar formularios de clientes, estas tareas suelen absorber muchas horas al mes.
Con Agility RPA: el robot replica las acciones humanas – pero más rápido y sin errores – al registrar automáticamente datos en sistemas ERP, CRM o aplicaciones internas.
Beneficios:
- Elimina duplicación de esfuerzos.
- Cero errores de digitación.
- Mayor confiabilidad en las bases de datos.
3. Generación y distribución de reportes en tiempo real
Preparar reportes consolidados de ventas, inventarios o desempeño suele requerir recopilar información de múltiples fuentes y validarla manualmente.
Con Agility RPA: el robot extrae datos de diferentes sistemas, los organiza en reportes predefinidos y los distribuye automáticamente por correo o dashboards.
Beneficios:
- Información disponible en minutos.
- Reportes estandarizados y consistentes.
- Decisiones más rápidas y basadas en datos.
4. Monitoreo y actualización de bases de datos
Actualizar registros de clientes, proveedores o productos de manera manual implica riesgo de inconsistencias y pérdida de información.
Con Agility RPA: los robots sincronizan datos automáticamente entre sistemas, asegurando que todos los registros estén actualizados y alineados.
Beneficios:
- Bases de datos confiables y unificadas.
- Reducción de duplicados y errores.
- Menor carga para el equipo de TI.
5. Gestión de correos electrónicos y notificaciones masivas
La revisión de bandejas de entrada, clasificación de correos y envío de notificaciones consume tiempo que podría dedicarse a tareas más estratégicas.
Con Agility RPA: los robots gestionan correos automáticamente, clasifican mensajes por categorías y envían notificaciones a usuarios internos o externos según reglas predefinidas.
Beneficios:
- Ahorro significativo en la atención de correspondencia.
- Comunicación más rápida y consistente.
- Mejora en la respuesta a clientes.
6. Procesamiento de solicitudes y tickets de atención al cliente
En áreas de soporte, la gestión manual de tickets puede generar retrasos, saturar agentes y afectar la experiencia del cliente.
Con Agility RPA: se automatiza la clasificación, asignación y resolución de solicitudes frecuentes, como desbloqueos de cuentas, reenvío de contraseñas o consultas básicas.
Beneficios:
- Reducción en tiempos de respuesta.
- Agentes enfocados en casos de mayor complejidad.
- Mejora en la satisfacción del cliente.
7. Sincronización de información entre diferentes plataformas
Cuando una empresa usa múltiples sistemas (ERP, CRM, plataformas web), la sincronización manual entre ellos resulta lenta e ineficiente.
Con Agility RPA: los robots integran y transfieren información entre plataformas sin necesidad de intervención humana, garantizando coherencia en los datos.
Beneficios:
- Flujo de información ágil y seguro.
- Eliminación de inconsistencias entre sistemas.
- Procesos interconectados y escalables.
Componentes de la plataforma Agility RPA
Agility RPA está diseñado como una solución integral de optimización de procesos con RPA, que permite diseñar, ejecutar y supervisar flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos avanzados en programación. Su propuesta se sustenta en tres pilares:
Agility Modeler
Es la herramienta que facilita el diseño y configuración de procesos. Su interfaz visual, basada en diagramas de flujo y módulos reutilizables, permite crear robots de forma intuitiva sin necesidad de código. Con esto, se acelera la implementación de soluciones y se democratiza la automatización.
Características principales:
- Diseño sin programación.
- Creación rápida de robots.
- Interfaz visual y modular.
- Flujo ágil de configuración.
Agility Manager
Es el centro de control de toda la plataforma. Desde aquí, las empresas gestionan, supervisan y optimizan la ejecución de los robots en tiempo real. Ofrece una visión centralizada que asegura seguridad, eficiencia y escalabilidad en todas las operaciones.
Características principales:
- Administración centralizada de robots.
- Monitoreo en tiempo real.
- Programación y control de ejecución.
- Escalabilidad y optimización de recursos.
- Notificaciones, alertas e informes avanzados.
- Integración sencilla con otras herramientas.
Agility Player
Es el motor de ejecución que lleva a cabo las automatizaciones definidas en el Modeler. Opera de manera autónoma, asegurando precisión y cumplimiento en cada tarea. Está diseñado para manejar grandes volúmenes de trabajo repetitivo con consistencia.
Características principales:
- Ejecución automática de procesos.
- Alta precisión y confiabilidad.
- Operación autónoma 24/7.
- Integración multicanal.
- Reduction of operating costs.
- Seguridad y monitoreo en tiempo real.
¿Qué procesos se pueden automatizar con RPA?
Los procesos que mejor se adaptan a la automatización son aquellos que cumplen con estas características:
- Son repetitivos y de alto volumen.
- Siguen reglas claras y bien definidas.
- Requieren interacción con múltiples sistemas.
- Demandan tiempos rápidos de respuesta.
- Generan errores frecuentes en su ejecución manual.
Ejemplos concretos incluyen la facturación, conciliación bancaria, gestión de recursos humanos, control de inventarios, atención al cliente y soporte técnico.
Automatización por sectores: implementaciones prácticas
La flexibilidad de Agility RPA permite aplicarlo en múltiples industrias.
Sector salud
Los hospitales y centros médicos reducen errores en facturación, agilizan la programación de citas y automatizan procesos administrativos. Con reportes precisos y trazabilidad, se garantiza el cumplimiento normativo y se libera tiempo para la atención crítica.
Sector BPO
La automatización en servicios de tercerización optimiza la gestión de datos y reportes, reduce tiempos de respuesta en atención al cliente y permite implementar chatbots y asistentes virtuales que mejoran la experiencia del usuario.
Sector educación
Instituciones educativas automatizan inscripciones y matrículas, sincronizan datos con plataformas académicas y generan reportes de calificaciones en tiempo real. Además, permiten a docentes y administradores identificar patrones de desempeño con análisis automatizados.
Beneficios del RPA para las empresas
Adoptar Agility RPA ofrece beneficios directos:
- Reduction of operating costs.
- Mayor productividad al liberar al personal de tareas manuales.
- Scalability para responder a picos de demanda sin esfuerzo adicional.
- Mejor precisión y calidad en los procesos.
- Cumplimiento normativo con trazabilidad completa.
- Integración sencilla con sistemas ya existentes.
Comparación: Humano vs Agility RPA
| Actividad | Humano | Agility RPA |
| Ingreso de datos en formularios | 3 horas diarias con riesgo de errores | 15 minutos sin errores |
| Descarga y envío de facturas | 2 horas con intervención manual | Automático, en segundos |
| Generación de reportes | Varias horas con validaciones manuales | Instantáneo y con trazabilidad |
| Gestión de correos y notificaciones | 1 hora diaria en promedio | Ejecución autónoma 24/7 |
| Procesamiento de tickets | Saturación de agentes | Resolución automática y escalable |
La automatización robótica de procesos RPA con Agility no solo optimiza el tiempo y los costos, sino que transforma la manera en que las empresas operan, impulsando su competitividad en el mercado.
